Chứng từ và sổ kế toán: Quy định mới theo Thông tư 99/2025

Chứng từ và sổ kế toán là nền tảng của mọi hoạt động kế toán — nhưng nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn làm sai những quy tắc cơ bản. Bài viết tóm tắt quy định theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (Chương II và Chương IV) về chứng từ và sổ kế toán.

1. Nguyên tắc lập chứng từ kế toán

• Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán
• Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (không lập nhiều bản cho cùng một nghiệp vụ)
• Doanh nghiệp có phát sinh chứng từ thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật khác (VD: hóa đơn theo pháp luật hóa đơn) thì thực hiện theo quy định của pháp luật đó

2. Được tự thiết kế mẫu biểu — nhưng phải có quy chế

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp chưa biết: Thông tư 99/2025 chỉ đưa ra biểu mẫu tham khảo (Phụ lục I cho chứng từ, Phụ lục III cho sổ kế toán). Doanh nghiệp được:

• Tự thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu cho phù hợp với đặc thù hoạt động và yêu cầu quản lý
• Nhưng phải đảm bảo: phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra — kiểm soát — đối chiếu được tài sản, nguồn vốn
• Phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) nêu rõ lý do sửa đổi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã sửa đổi

Nếu không tự thiết kế, doanh nghiệp mặc định áp dụng đúng biểu mẫu hướng dẫn trong Thông tư.

3. Quy tắc ký chứng từ — lỗi phổ biến cần tránh

• Việc phân cấp ký trên chứng từ phải phù hợp với quy chế quản trị nội bộ, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ tài sản, nguồn vốn và xác định rõ trách nhiệm cá nhân liên quan
• Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký "thừa ủy quyền" chức danh của người quản lý, điều hành doanh nghiệp trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác — đây là lỗi khá thường gặp ở doanh nghiệp nhỏ khi kế toán trưởng ký thay giám đốc mà không đúng thẩm quyền

4. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán

Giống chứng từ, doanh nghiệp cũng được tự thiết kế thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu sổ kế toán so với Phụ lục III, với điều kiện tương tự (có Quy chế hạch toán, đảm bảo minh bạch, dễ đối chiếu).

5. Vì sao điều này quan trọng?

Chứng từ, sổ sách không đầy đủ hoặc không đúng nguyên tắc là căn cứ phổ biến để cơ quan thuế loại chi phí, truy thu thuế khi thanh tra, kiểm tra. Việc lập quy chế hạch toán rõ ràng ngay từ đầu — dù doanh nghiệp nhỏ — giúp tránh tranh cãi và chứng minh được tính hợp lý khi có yêu cầu giải trình.

Bài viết dựa trên Thông tư 99/2025/TT-BTC (chế độ kế toán doanh nghiệp). Thông tin tham khảo chung — liên hệ chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ xây dựng quy chế hạch toán kế toán phù hợp cho doanh nghiệp.