Tạm ứng là khoản tiền doanh nghiệp giao cho nhân viên để thực hiện công việc như mua hàng, đi công tác, tổ chức sự kiện. Vì tiền nằm ngoài tay kế toán nhiều ngày, đây là khoản dễ tồn đọng và dễ bị loại chi phí khi quyết toán. Bài viết hướng dẫn quy trình và cách hạch toán TK 141.
1. Quy trình chuẩn
- Người tạm ứng làm giấy đề nghị, ghi rõ mục đích, số tiền, thời hạn thanh toán.
- Người có thẩm quyền duyệt; kế toán lập phiếu chi hoặc chuyển khoản.
- Sau khi hoàn thành công việc, người tạm ứng lập bảng thanh toán kèm hóa đơn, chứng từ.
- Kế toán đối chiếu, thu hồi phần dư hoặc chi bổ sung phần thiếu.
2. Định khoản
Khi tạm ứng: Nợ TK 141 / Có TK 111, 112
Khi thanh toán: Nợ TK 152, 156, 641, 642... (chi phí thực tế), Nợ TK 1331 (nếu hóa đơn đủ điều kiện) / Có TK 141
Tạm ứng thừa nộp lại: Nợ TK 111 / Có TK 141
Chi vượt, bổ sung: Nợ TK 141 / Có TK 111
Ví dụ: tạm ứng 20 triệu đồng đi mua vật tư, thanh toán hóa đơn 18,5 triệu đồng (đã gồm thuế). Ghi Nợ 152 và 1331 tổng 18,5 triệu / Có 141 18,5 triệu; thu lại 1,5 triệu tiền mặt: Nợ 111 / Có 141.
3. Điều kiện để chi phí được tính thuế
- Hóa đơn đúng tên, mã số thuế đơn vị; khoản từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ GTGT.
- Chi phí phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có duyệt chi nội bộ.
- Có quy chế tạm ứng, thanh toán được ban hành để làm căn cứ khi giải trình.
4. Kiểm soát nợ tạm ứng
- Quy định thời hạn thanh toán (ví dụ 5 ngày làm việc sau khi xong việc).
- Không cho tạm ứng mới khi chưa thanh toán khoản cũ.
- Cuối kỳ lập bảng kê dư nợ tạm ứng theo từng người và xác nhận trước khi khóa sổ.
Xem thêm: quy tắc khấu trừ GTGT đầu vào 2026.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung, quy định có thể thay đổi theo văn bản mới. Hãy đối chiếu văn bản đang có hiệu lực trước khi áp dụng. Liên hệ chúng tôi nếu bạn cần tư vấn cho trường hợp cụ thể.
