Hướng dẫn dùng 3 file Excel: khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí trả trước và công nợ tuổi nợ

Ba file Excel trong thư viện tài liệu được thiết kế cùng một cách: ô nhập liệu rõ ràng, công thức tự tính và dòng kiểm tra để bạn biết số có lệch không. Bài viết hướng dẫn cách dùng chung và điểm riêng của từng file.

1. Quy ước chung của cả ba file

• Chữ xanh dương: ô nhập tay.
• Chữ đen: công thức, không sửa.
• Nền vàng: tham số báo cáo (năm, tháng, ngày báo cáo...).
• Mỗi file có sheet "Hướng dẫn" ở đầu. Dữ liệu mẫu chỉ để minh họa: xóa dòng mẫu rồi nhập số liệu thật.

2. Bảng tính khấu hao TSCĐ

1. Ở sheet "Danh mục TSCĐ", nhập năm báo cáo, tháng báo cáo và ô "Bắt đầu tính từ": 1 = tháng sau tháng đưa vào sử dụng, 0 = ngay tháng đó.
2. Nhập mỗi tài sản một dòng: mã, tên, tài khoản chi phí (627/641/642), ngày đưa vào sử dụng, nguyên giá, thời gian sử dụng (năm).
3. Các cột khấu hao tháng, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại tự tính.
4. Sheet "KH theo tháng" cho bảng khấu hao cả năm và tổng hợp bút toán Nợ 627/641/642 – Có 214. Dòng "Kiểm tra" phải bằng 0.

Phương pháp đường thẳng: khấu hao tháng = nguyên giá ÷ số tháng sử dụng; tháng cuối được điều chỉnh để tổng bằng đúng nguyên giá. Bảng chưa hỗ trợ thanh lý giữa kỳ, đánh giá lại hay khấu hao theo số dư giảm dần.

3. Bảng phân bổ chi phí trả trước TK 242

1. Sheet "Danh mục chi phí": nhập năm, tháng báo cáo và cách bắt đầu phân bổ (thường chọn 0 = ngay tháng phát sinh).
2. Nhập mỗi khoản một dòng: nội dung, tài khoản chi phí, ngày phát sinh, giá trị, số tháng phân bổ.
3. Cột "Phân loại" cho biết ngắn hạn (đến 12 tháng) hay dài hạn.
4. Sheet "PB theo tháng" lập bút toán Nợ 627/641/642 – Có 242 từng tháng.

4. Bảng theo dõi công nợ và tuổi nợ

1. Sheet "Công nợ": chọn Phải thu hoặc Phải trả và nhập ngày báo cáo.
2. Nhập mỗi chứng từ một dòng: đối tượng, số chứng từ, ngày chứng từ, số ngày được nợ, giá trị, đã thanh toán.
3. File tự tính hạn thanh toán, còn nợ, số ngày quá hạn và nhóm tuổi nợ: Chưa đến hạn, 1-30, 31-60, 61-90, trên 90 ngày.
4. Cột "Đã gửi xác nhận" ghi "Đã gửi" hoặc "Chưa" để biết còn bao nhiêu nợ chưa được đối chiếu.
5. Sheet "Tổng hợp" cho tổng nợ theo nhóm, tỷ trọng, phần quá hạn và biểu đồ.

5. Mẹo dùng ổn định

• Sao lưu file gốc trước khi nhập số liệu thật; mỗi kỳ nên lưu một bản riêng.
• Đừng chèn cột vào giữa bảng, dễ làm lệch công thức; chèn dòng trong vùng dữ liệu nếu cần thêm.
• Sau khi nhập, kiểm tra các dòng "Kiểm tra" bằng 0 trước khi dùng kết quả.
• Đối chiếu số tổng với sổ kế toán, đặc biệt khi đơn vị dùng phần mềm kế toán riêng.

Xem thêm: hạch toán chi phí trả trước, khấu hao tài sản cố định, trích lập dự phòng.

Các công cụ mang tính tham khảo, hỗ trợ tính toán nhanh; số liệu chính thức theo văn bản pháp luật hiện hành và thông báo của cơ quan thuế. Liên hệ chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ cho trường hợp cụ thể.