Nghị định 393/2026: Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Doanh nghiệp thuê chuyên gia, giám đốc nước ngoài hay lao động kỹ thuật nước ngoài cần biết: người nước ngoài nào phải có giấy phép lao động, người nào chỉ cần giấy xác nhận không thuộc diện cấp phép, hồ sơ gồm gì và nộp trước bao nhiêu ngày. Câu trả lời nằm trong Nghị định 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026 của Chính phủ về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Nghị định có hiệu lực từ ngày 05/12/2026 và thay thế Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Bài này tóm tắt theo bản gốc, hướng dẫn các điều 154, 156, 157 của Bộ luật Lao động 45/2019/QH14.

1. Ai là người lao động nước ngoài và làm việc dưới hình thức nào?

Người lao động nước ngoài là công dân nước ngoài vào làm việc tại các vị trí quy định ở Điều 4, theo một trong các hình thức (Điều 2): thực hiện hợp đồng lao động; di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; thực hiện các hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội giữa các bên ở nước ngoài với bên ở Việt Nam; nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng; vào chào bán dịch vụ; tình nguyện viên; chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài; tham gia các gói thầu, dự án; thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài; chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị, chủ sở hữu, thành viên góp vốn dưới 03 tỷ đồng; thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.

2. Bốn nhóm vị trí công việc (Điều 4)

3. Ai cấp giấy phép? (Điều 5)

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Nếu người lao động làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính có thẩm quyền. Hồ sơ nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính, qua dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công, hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

4. Trường hợp chỉ cần giấy xác nhận, không phải xin giấy phép lao động (Điều 8)

Điều 8 liệt kê 18 nhóm. Một số nhóm doanh nghiệp hay gặp:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên của công ty TNHH; Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần (khoản 2, 3).
• Người vào cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên môn, kỹ thuật hoặc thực hiện các chương trình, dự án sử dụng viện trợ không hoàn lại, vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi (khoản 4).
• Phóng viên thông tin báo chí được Bộ Ngoại giao xác nhận (khoản 5).
• Người được cử sang giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục (khoản 6); học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài thực tập hoặc có thư mời làm việc (khoản 7).
• Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài; người có hộ chiếu công vụ làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội (khoản 8, 9).
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; tình nguyện viên (khoản 10, 11).
• Vào làm việc ngắn hạn; hoặc di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết của Việt Nam với WTO (khoản 13).
• Chuyên gia thuộc Danh mục công nghệ chiến lược và thân nhân; người được thu hút theo Chương trình quốc gia phát triển nhân lực trí tuệ nhân tạo (khoản 17, 18).

Điều 3 khoản 5 giải thích làm việc ngắn hạn (đối với nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật) là làm việc cho một hoặc nhiều người sử dụng lao động Việt Nam nhưng tổng thời gian cộng dồn không quá 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01/01 đến hết năm. Nếu phát sinh quan hệ thuê mướn, sử dụng lao động, trả lương thì phải đề nghị cấp giấy phép lao động theo hình thức hợp đồng lao động (khoản 13 điểm a Điều 8).

5. Thủ tục xin giấy xác nhận (Điều 9 đến 18)

Với một số trường hợp không phải xin giấy xác nhận, người sử dụng lao động chỉ thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động nước ngoài làm việc, kể từ ngày dự kiến bắt đầu làm việc (Điều 10 khoản 4).

6. Thủ tục xin giấy phép lao động (Điều 19 đến 30)

1. Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03 Phụ lục I. Cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04 trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (Điều 23 khoản 3). Không chấp thuận thì trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
2. Hồ sơ (Điều 19): báo cáo nhu cầu; giấy chứng nhận sức khỏe (không quá 12 tháng); bản sao hộ chiếu; phiếu lý lịch tư pháp (không quá 06 tháng); 02 ảnh 4 x 6 cm; giấy tờ chứng minh hình thức làm việc; giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 20 (ví dụ chuyên gia cần bằng đại học trở lên và văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm của người sử dụng lao động ở nước ngoài).
3. Thời hạn nộp: ít nhất 10 ngày làm việc nhưng không quá 60 ngày trước ngày dự kiến làm việc (Điều 23 khoản 1).
4. Thời hạn giấy phép: theo thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký, văn bản cử sang, hợp đồng hoặc thỏa thuận, giấy phép kinh doanh... nhưng không quá 02 năm (Điều 22).
5. Gia hạn: nộp ít nhất 10 ngày làm việc nhưng không quá 90 ngày trước ngày hết hạn; giải quyết trong 05 ngày làm việc; gia hạn một lần tối đa 02 năm (Điều 29, 30). Nếu muốn tiếp tục làm việc tại cùng vị trí, lĩnh vực sau khi giấy phép đã được gia hạn thì phải làm thủ tục cấp mới ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày trước ngày hết hiệu lực (Điều 21 khoản 3).
6. Cấp lại: khi mất, hư hỏng hoặc đổi thông tin; giải quyết trong 03 ngày làm việc (Điều 24 đến 27).
7. Ký hợp đồng lao động: với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, sau khi được cấp giấy phép phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc (Điều 23 khoản 4).

7. Những điểm cần lưu ý khi sử dụng người lao động nước ngoài

• Hợp pháp hóa lãnh sự: giấy tờ của nước ngoài (trừ hộ chiếu) trong hồ sơ phải được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại), dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo pháp luật (Điều 6).
• Liên thông lý lịch tư pháp: khi nộp hồ sơ trực tuyến không phải cung cấp phiếu lý lịch tư pháp trong trường hợp cơ quan cấp phép khai thác được thông tin từ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; thời hạn giải quyết tính từ thời điểm nhận được kết quả khai thác (Điều 7).
• Thu hồi giấy phép trong các trường hợp như giấy phép hết hiệu lực theo Bộ luật Lao động, người lao động hoặc người sử dụng lao động không thực hiện đúng quy định cấp, cấp lại, gia hạn, người lao động bị trục xuất, bị tạm giữ, tạm giam hoặc thi hành án tù, hoặc chết, mất tích (Điều 31). Người sử dụng lao động thu hồi và nộp lại trong 10 ngày làm việc kể từ ngày giấy phép hết hiệu lực kèm báo cáo (Điều 32).
• Thu hồi giấy xác nhận khi làm việc không đúng nội dung giấy xác nhận, người sử dụng lao động chấm dứt hoạt động, hoặc không thực hiện đúng quy định cấp, cấp lại, gia hạn (Điều 33, 34).

8. Quy định chuyển tiếp (Điều 35, 36)

• Giấy xác nhận và giấy phép lao động đã được cấp, cấp lại, gia hạn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 152/2020/NĐ-CP) được tiếp tục sử dụng đến hết thời hạn; việc cấp, cấp lại, gia hạn tiếp theo thực hiện theo nghị định mới.
• Hồ sơ đã nộp trước ngày 05/12/2026 tiếp tục được giải quyết theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
• Nghị định 219/2025/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ ngày Nghị định 393/2026 có hiệu lực.

Việc nên làm trước 05/12/2026

1. Lập danh sách người lao động nước ngoài đang làm việc, loại giấy (giấy phép hay giấy xác nhận), ngày hết hạn; đặt lịch gia hạn trước hạn tối thiểu 10 ngày làm việc và tối đa 90 ngày.
2. Rà soát từng người xem thuộc diện nào ở Điều 8 để biết cần xin giấy xác nhận, chỉ cần thông báo, hay phải xin giấy phép lao động.
3. Chuẩn bị hồ sơ: khám sức khỏe (còn giá trị 12 tháng), lý lịch tư pháp (cấp không quá 06 tháng), văn bản xác nhận kinh nghiệm, bằng cấp, giấy tờ nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự và dịch chứng thực.
4. Với hồ sơ chuẩn bị nộp sát thời điểm chuyển tiếp, lưu ý hồ sơ nộp trước 05/12/2026 vẫn xử lý theo Nghị định 219/2025.
5. Ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày bắt đầu làm việc; xem thêm bài nghỉ hằng năm, nghỉ lễ và làm thêm giờ vì các quy định này áp dụng chung cho người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động.
6. Về thuế, người lao động nước ngoài là cá nhân cư trú (có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày) hay không cư trú sẽ quyết định cách tính thuế TNCN; xem bài Thu nhập được miễn thuế TNCN theo Luật 109/2025.

Bài viết mang tính hướng dẫn chung. Hãy đối chiếu bản gốc và hỏi cơ quan có thẩm quyền ở địa phương trước khi nộp hồ sơ. Liên hệ chúng tôi nếu bạn cần tư vấn cho trường hợp cụ thể.