Trợ cấp thôi việc và lương ngày phép chưa nghỉ: Cách tính, hạch toán

Khi người lao động nghỉ việc, kế toán tiền lương thường phải tính ba khoản: lương đến ngày nghỉ, tiền lương các ngày phép năm chưa nghỉ và trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện). Tính sai các khoản này dễ dẫn đến tranh chấp lao động và sai thuế. Bài viết hướng dẫn cách tính, hạch toán và những điểm cần lưu ý, kèm ví dụ số liệu.

1. Trợ cấp thôi việc

Điều kiện hưởng

Theo Điều 46 Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14), người sử dụng lao động trả trợ cấp thôi việc cho người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên khi hợp đồng lao động chấm dứt thuộc các trường hợp sau của Điều 34:

• Hết hạn hợp đồng lao động (khoản 1), đã hoàn thành công việc theo hợp đồng (khoản 2), hai bên thỏa thuận chấm dứt (khoản 3).
• Người lao động bị kết án tù không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do, hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng theo bản án, quyết định của Tòa án (khoản 4).
• Người lao động chết, bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết (khoản 6); người sử dụng lao động là cá nhân chết hoặc bị tuyên bố tương tự, hoặc người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động (khoản 7).
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 35 (khoản 9); người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 36 (khoản 10).

Không được hưởng trợ cấp thôi việc gồm: người lao động đã đủ điều kiện hưởng lương hưu theo pháp luật về bảo hiểm xã hội; người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên (điểm e khoản 1 Điều 36); người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải (khoản 8 Điều 34). Trường hợp người lao động bị mất việc làm do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế (khoản 11 Điều 34) thì áp dụng trợ cấp mất việc làm theo Điều 47: mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương, tối thiểu 02 tháng tiền lương.

Công thức tính

Thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp được loại trừ vì giai đoạn đó người lao động đã được bảo vệ bằng chế độ bảo hiểm. Cách làm tròn tháng lẻ không nằm trong Bộ luật mà do nghị định hướng dẫn quy định (Điều 46 giao Chính phủ quy định chi tiết); bạn cần đối chiếu nghị định hướng dẫn đang có hiệu lực trước khi tính khi có tháng lẻ.

2. Tiền lương ngày phép năm chưa nghỉ

Theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương: 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường; 14 ngày đối với người chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; 16 ngày đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm. Người làm việc chưa đủ 12 tháng thì số ngày nghỉ hằng năm tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc. Theo Điều 114, cứ đủ 05 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm tương ứng 01 ngày.

Khoản 3 Điều 113 quy định: người lao động do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.

3. Ví dụ số liệu

Nhân viên làm việc 7 năm, trong đó đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp 3 năm; tiền lương bình quân 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động là 12.000.000 đồng; còn 3 ngày phép chưa nghỉ; công ty tính 26 ngày làm việc chuẩn mỗi tháng.

Ngoài hai khoản này, công ty còn trả lương các ngày làm việc đến ngày nghỉ và các khoản thưởng, phụ cấp đến hạn theo hợp đồng.

4. Thời hạn thanh toán và bàn giao

• Hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi mỗi bên trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động; trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày (Điều 48).
• Người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm, trả lại sổ bảo hiểm và các giấy tờ đã giữ.
• Người lao động bàn giao công việc, tài sản và thanh toán nợ (nếu có) theo thỏa thuận.

5. Thuế TNCN và bảo hiểm

• Tiền lương ngày phép chưa nghỉ là thu nhập từ tiền lương, tiền công, thuộc thu nhập chịu thuế TNCN, được cộng vào thu nhập tháng nghỉ việc để tính thuế lũy tiến.
• Trợ cấp thôi việc: phần trợ cấp theo mức quy định của Bộ luật Lao động thường thuộc diện miễn thuế TNCN; phần chi vượt mức luật định là thu nhập chịu thuế. Hãy đối chiếu quy định miễn thuế hiện hành (Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn) trước khi lập bảng lương.
• Bảo hiểm: các khoản chi khi chấm dứt hợp đồng lao động thường không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH; cần đối chiếu quy chế lương và hợp đồng của đơn vị.

6. Hạch toán

Tài khoản dự phòng và cách theo dõi tùy chế độ kế toán đơn vị áp dụng. Chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hợp đồng lao động, quyết định chấm dứt, bảng tính và chứng từ chi trả hợp lệ. Xem thêm bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

7. Lỗi hay gặp

• Tính trợ cấp thôi việc theo toàn bộ thời gian làm việc mà quên loại trừ thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp.
• Tính theo mức lương của một tháng (ví dụ tháng cuối) thay vì tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động.
• Không thanh toán ngày phép chưa nghỉ, sau đó phát sinh khiếu nại.
• Thanh toán quá hạn 14 ngày làm việc mà không có thỏa thuận hợp lệ.
• Chi trả không có quyết định, bảng tính và biên bản thanh lý hợp đồng nên bị loại chi phí khi quyết toán.

Xem thêm: hạch toán tiền lương và các khoản trích BHXH, bảo hiểm thất nghiệp 2026, rút bảo hiểm xã hội một lần.

Bài viết mang tính hướng dẫn nghiệp vụ chung, hệ thống tài khoản và quy định có thể khác theo chế độ kế toán đơn vị áp dụng. Hãy đối chiếu văn bản hiện hành trước khi áp dụng. Liên hệ chúng tôi nếu bạn cần tư vấn cho trường hợp cụ thể.