Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN: Những khoản dễ bị loại

Kiểm tra, thanh tra thuế thường điều chỉnh nhiều nhất ở các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Hiểu nguyên tắc chung giúp kế toán tránh bị loại chi phí, truy thu thuế, phạt và tiền chậm nộp.

1. Nguyên tắc để chi phí được trừ

Một khoản chi thường được tính vào chi phí được trừ khi đồng thời thỏa mãn:

• Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
• Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã gồm thuế GTGT) có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Nhóm chi phí dễ bị loại

• Thiếu hoặc sai chứng từ: hóa đơn sai tên, sai mã số thuế, hóa đơn không hợp pháp, thiếu hợp đồng và biên bản nghiệm thu.
• Thanh toán tiền mặt vượt ngưỡng: hóa đơn từ 5 triệu đồng nhưng trả bằng tiền mặt.
• Tiền phạt vi phạm hành chính: phạt giao thông, phạt chậm nộp thuế, phạt vi phạm hóa đơn.
• Chi không liên quan hoạt động kinh doanh: chi cho cá nhân chủ doanh nghiệp, người thân.
• Lương, thưởng, phúc lợi không có hợp đồng lao động, quy chế hoặc không thực chi.
• Khấu hao, lãi vay, trích lập dự phòng vượt mức hoặc sai điều kiện theo quy định.
• Chi tài trợ, từ thiện không đúng đối tượng và thủ tục được phép.

3. Cách phòng ngừa

1. Lập danh mục chứng từ bắt buộc cho từng loại chi phí (hợp đồng, hóa đơn, nghiệm thu, thanh toán).
2. Chi qua ngân hàng, đặc biệt các khoản gần ngưỡng 5 triệu đồng.
3. Cuối kỳ lập bảng chi phí không được trừ để loại trừ trước khi quyết toán.
4. Lưu bộ hồ sơ giải trình cho các khoản chi lớn hoặc bất thường.

Xem thêm: hạch toán chi phí không có hóa đơn, thuế TNDN 2026.

Bài viết mang tính hướng dẫn chung, quy định có thể thay đổi theo văn bản mới. Hãy đối chiếu văn bản đang có hiệu lực trước khi áp dụng. Liên hệ chúng tôi nếu bạn cần tư vấn cho trường hợp cụ thể.