Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123: 5 điểm mới cần biết

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP (cùng các văn bản sửa đổi giai đoạn 2022-2025) trong việc điều chỉnh toàn bộ hoạt động hóa đơn, chứng từ điện tử. Bài viết tổng hợp những điểm mới quan trọng nhất doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý khi chuyển đổi.

1. Phân loại rõ 3 nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

So với quy định cũ, Nghị định 254/2026 quy định rành mạch hơn 3 nhóm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế — áp dụng mặc định cho phần lớn tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Hóa đơn điện tử không có mã — dành cho doanh nghiệp đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, hoạt động trong lĩnh vực đặc thù (điện lực, xăng dầu, ngân hàng, bảo hiểm, thương mại điện tử...)
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền — bắt buộc với hộ kinh doanh, tổ chức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng (bán lẻ, ăn uống, khách sạn...), không phân biệt doanh thu

Việc phân loại rõ ràng này giúp doanh nghiệp dễ xác định mình thuộc diện nào hơn so với cách quy định rải rác trước đây tại Nghị định 123/2020.

2. Bổ sung 8 trường hợp được miễn xuất hóa đơn điện tử

Đây là điểm mới đáng chú ý nhất — Nghị định 254/2026 mở rộng danh sách miễn trừ, bao gồm một số giao dịch nội bộ và tài chính đặc thù như: điều chuyển tài sản nội bộ, cho thuê tài sản cố định phục vụ gia công thầu phụ, một số giao dịch tài chính (kinh doanh ngoại tệ, bán nợ)... Doanh nghiệp có phát sinh các giao dịch dạng này nên rà soát lại quy trình xuất hóa đơn nội bộ để tránh xuất hóa đơn không cần thiết hoặc bỏ sót trường hợp vẫn phải xuất.

3. Nới thời điểm lập hóa đơn cho một số ngành đặc thù

Nguyên tắc chung vẫn là lập hóa đơn ngay khi hoàn thành cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, Nghị định mới bổ sung một số ngoại lệ thực tế hơn:

• Một số lĩnh vực đặc thù (hàng hải, bảo hiểm, quảng cáo trên nền tảng số...) được phép lập hóa đơn chậm nhất trong vòng 7 ngày kể từ khi hoàn thành dịch vụ — do đặc thù cần đối soát số liệu phức tạp giữa các bên
• Giao dịch phát sinh vào ca đêm được phép lập hóa đơn vào ngày làm việc kế tiếp thay vì bắt buộc ngay trong đêm — giảm áp lực vận hành cho ngành bán lẻ, dịch vụ hoạt động 24/7

4. Yêu cầu nội dung hóa đơn chặt chẽ hơn với chuỗi nhiều địa điểm kinh doanh

Với các chuỗi kinh doanh dùng chung 1 mã số thuế cho nhiều địa điểm (điển hình là chuỗi cửa hàng xăng dầu), hóa đơn điện tử giờ đây bắt buộc phải ghi rõ mã địa điểm kinh doanh và địa chỉ cụ thể của từng cửa hàng phát sinh giao dịch — tránh tình trạng hóa đơn không xác định được rõ nơi bán hàng thực tế, hỗ trợ công tác quản lý thuế theo từng địa điểm.

5. Cơ chế khuyến khích người tiêu dùng tố giác vi phạm

Một điểm hoàn toàn mới: Nghị định 254/2026 đưa ra cơ chế thưởng cho người tiêu dùng phản ánh hành vi không xuất hóa đơn khi mua hàng — mức thưởng có thể lên đến 10 triệu đồng, tối đa bằng 10% số tiền phạt thực tế thu được từ vi phạm. Đây là tín hiệu cho thấy cơ quan thuế sẽ siết chặt hơn việc giám sát hành vi "bán hàng không xuất hóa đơn" — đặc biệt tại các điểm bán lẻ, ăn uống nơi khách hàng thường không chủ động yêu cầu hóa đơn.

Với hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ, đây là lý do càng cần nghiêm túc tuân thủ quy định xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền — rủi ro bị khách hàng phản ánh và bị xử phạt giờ đây cao hơn đáng kể so với trước.

6. Cần chuẩn bị gì trước 01/7/2026?

• Rà soát lại các giao dịch nội bộ, giao dịch tài chính xem có thuộc 8 trường hợp mới được miễn hóa đơn hay không
• Nếu kinh doanh chuỗi nhiều địa điểm dùng chung mã số thuế, kiểm tra phần mềm hóa đơn đã cập nhật để in đủ mã địa điểm, địa chỉ chưa
• Đảm bảo máy tính tiền/phần mềm bán hàng có xuất hóa đơn điện tử đầy đủ, đúng thời điểm — tránh rủi ro bị khách hàng phản ánh nhận thưởng

Bài viết tổng hợp dựa trên Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi 2022-2025). Thông tin tham khảo chung — liên hệ chúng tôi nếu bạn cần tư vấn cụ thể cho mô hình kinh doanh của mình.