Thông tư 152/2025/TT-BTC: Sổ kế toán hộ kinh doanh từ 2026

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải ghi sổ gì, dùng mẫu nào, lưu chứng từ bao lâu? Câu trả lời nằm trong Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Thông tư có hiệu lực từ 01/01/2026 và thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC. Bài này tóm tắt theo đúng bản gốc, kèm cách chọn bộ sổ theo phương pháp nộp thuế.

1. Quy định chung

• Đối tượng: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (Điều 1).
• Người làm kế toán: người đại diện tự ghi chép, hoặc bố trí người làm kế toán, hoặc thuê dịch vụ làm kế toán. Có thể bố trí cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột làm kế toán; hoặc người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao thường xuyên mua, bán tài sản kiêm nhiệm kế toán (Điều 2).
• Hình thức lưu trữ: được chọn lưu bằng phương tiện điện tử hoặc bằng giấy (Điều 3 khoản 1).
• Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán: tối thiểu 05 năm; riêng hóa đơn thực hiện theo pháp luật về thuế (Điều 3 khoản 2).
• Linh hoạt biểu mẫu: được bổ sung thêm sổ hoặc sửa biểu mẫu cho phù hợp, nhưng sổ phải ghi rõ tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, họ tên và chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện (Điều 3 khoản 3).
• Dùng sổ để đối chiếu với cơ quan thuế: nếu hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử và được hệ thống thông tin quản lý thuế hỗ trợ xác định số thuế GTGT, TNCN, các loại thuế khác phải nộp và thông báo, thì dùng các mẫu sổ trong thông tư để theo dõi, đối chiếu với số thuế phải nộp theo thông báo (Điều 3 khoản 4).

2. Chọn bộ sổ theo tình huống

3. Nội dung từng sổ và cách ghi

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (S1a, S2a, S2b)

• S1a-HKD (3 cột: ngày tháng, diễn giải, số tiền): ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, làm căn cứ xác định hộ có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN hay không. Có thể ghi theo từng nghiệp vụ hoặc theo định kỳ.
• S2a-HKD: mở theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất tính thuế TNCN. Mỗi nhóm ghi tổng cộng, thuế GTGT, thuế TNCN; dòng cuối cùng ghi tổng số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp. Có chỗ ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.
• S2b-HKD: giống S2a nhưng chỉ tính thuế GTGT (vì thuế TNCN tính trên thu nhập), tối đa năm nhóm ngành nghề, dòng cuối là tổng số thuế GTGT phải nộp.

Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (S2c-HKD)

Dùng để xác định nghĩa vụ thuế TNCN. Gồm: (1) doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ; (2) chi phí hợp lý, chia thành: a) nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa dùng vào sản xuất, kinh doanh; b) tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và các khoản chi trả cho người lao động có đóng bảo hiểm bắt buộc, kể cả chi trả cho người lao động dưới 01 tháng; c) khấu hao tài sản cố định theo chế độ quản lý, sử dụng, trích khấu hao (nếu có); d) dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng); đ) trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế, hoặc của đối tượng không phải tổ chức tín dụng nhưng không vượt quá mức quy định tại Bộ luật Dân sự; e) các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh; (3) chênh lệch = (1) − (2); (4) tổng số thuế TNCN phải nộp = (3) × thuế suất.

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (S2d-HKD)

Mở cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa để theo dõi nhập, xuất, tồn, với các cột số hiệu, ngày tháng chứng từ, diễn giải, đơn vị tính, đơn giá, nhập (số lượng, thành tiền), xuất (số lượng, thành tiền), tồn (số lượng, thành tiền), ghi chú. Đơn giá nhập kho căn cứ chứng từ mua. Đơn giá xuất kho tính riêng cho từng loại theo công thức bình quân:

Đơn giá xuất kho = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) ÷ (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)

Thành tiền nhập = đơn giá × số lượng nhập; thành tiền xuất = đơn giá × số lượng xuất; thành tiền tồn = đơn giá × số lượng tồn.

Sổ chi tiết tiền (S2e-HKD)

Theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt hoặc tiền gửi không kỳ hạn (tiền gửi để thanh toán) tại các ngân hàng và tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Gồm hai phần: tiền mặt (đầu kỳ, tổng thu vào, tổng chi ra, tồn cuối kỳ) và tiền gửi không kỳ hạn (theo từng ngân hàng: đầu kỳ, tổng gửi vào, tổng rút ra, cuối kỳ). Cuối kỳ tính ra tiền thu, chi, tồn quỹ và dư cuối kỳ.

Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (S3a-HKD)

Dùng khi có hoạt động chịu thuế xuất khẩu, nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường, sử dụng đất. Các cột tính thuế theo công thức trong thông tư:

Ví dụ tính thuế TNCN trên thu nhập (S2c-HKD)

Hộ kinh doanh trong quý có doanh thu 300.000.000 đồng, chi phí hợp lý gồm hàng hóa 180.000.000 đồng, tiền lương 30.000.000 đồng, điện nước 10.000.000 đồng, thuê mặt bằng 20.000.000 đồng, tổng chi phí 240.000.000 đồng. Chênh lệch (3) = 300.000.000 − 240.000.000 = 60.000.000 đồng. Số thuế TNCN phải nộp = 60.000.000 × thuế suất áp dụng theo pháp luật thuế TNCN (ở sổ thể hiện là "(3) × thuế suất"). Thông tư không quy định thuế suất, nên bạn đối chiếu thuế suất hiện hành tại bài Thuế TNCN 2026.

4. So với quy định trước đây

Thông tư 152/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC về chế độ kế toán hộ kinh doanh từ 01/01/2026, trong bối cảnh hộ kinh doanh chuyển sang nộp thuế theo kê khai thay cho thuế khoán. Điều đáng chú ý: bộ sổ phân theo phương pháp nộp thuế (S1a, S2a, S2b đến S2e, S3a) thay vì một khung chung, việc ghi sổ linh hoạt (theo nghiệp vụ hoặc định kỳ, giấy hoặc điện tử), và sổ dùng để đối chiếu với số thuế cơ quan thuế thông báo khi hộ dùng hóa đơn điện tử.

5. Việc nên làm ngay

1. Xác định hộ thuộc trường hợp nào ở bảng mục 2 (miễn thuế, nộp theo tỷ lệ %, hay nộp TNCN trên thu nhập).
2. Chuẩn bị sổ đúng mẫu và ghi từ 01/01/2026; có thể dùng công cụ sổ sách kế toán hộ kinh doanh trên website để ghi thu chi, theo dõi hàng tồn kho.
3. Lưu hóa đơn, chứng từ tối thiểu 05 năm (hóa đơn theo quy định pháp luật về thuế); xem bài Hộ kinh doanh cần lưu giữ sổ sách, chứng từ gì.
4. Đối chiếu số liệu với thông báo thuế của cơ quan thuế khi dùng hóa đơn điện tử (xem bài hóa đơn điện tử từ máy tính tiền).
5. Hộ muốn dùng chế độ kế toán khác (như chế độ doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC) được lựa chọn áp dụng, và phải áp dụng nhất quán trong năm.

Bài viết tóm tắt Thông tư 152/2025/TT-BTC và mang tính hướng dẫn chung. Hãy đối chiếu bản gốc tại thư viện văn bản và văn bản hiện hành trước khi áp dụng. Liên hệ chúng tôi nếu bạn cần tư vấn cho trường hợp cụ thể.